Neseniai vienos tarptautinės įmonės finansų skyriaus darbuotojas nusiuntė elektroninį laišką klaidingu adresu. Netyčinis paspaudimas – ir konfidenciali finansinė informacija atsidūrė svetimose rankose. Kompanijos akcijų kaina krito 17% per vieną dieną. Priežastis? Organizacija nežinojo, kur ir kaip jų duomenys juda, kas prie jų turi prieigą ir kokia rizika su tuo susijusi.

Ar jūs žinote, kur šiuo metu saugomi jūsų klientų asmens duomenys? Ar galėtumėte per 24 valandas atsekti visus įmonės dokumentus, kuriuose minimas konkretus klientas? Jei atsakymas bent į vieną klausimą yra „ne”, jūsų įmonė rizikuoja ne tik finansinėmis baudomis, bet ir viso verslo ateitimi.

Nematomų duomenų pavojai

Šiuolaikinės organizacijos generuoja ir kaupia milžiniškus duomenų kiekius. Elektroniniai laiškai, dokumentai, klientų duomenų bazės, finansinės ataskaitos, vadybos sistemos – visa tai sudaro kompleksišką duomenų ekosistemą. Problema – daugelis įmonių neturi aiškaus vaizdo, kur ir kaip šie duomenys keliauja.

Statistika šokiruoja: vidutinė 100 darbuotojų įmonė naudoja 137 skirtingas debesijos paslaugas. 88% darbuotojų saugo darbo dokumentus asmeniniuose įrenginiuose. 92% organizacijų pripažįsta, kad turi „šešėlinės IT” problemą, kai darbuotojai naudoja nepatvirtintas programas ir paslaugas darbui.

Rezultatas – jūsų verslo paslaptys ir klientų duomenys dažnai atsiduria vietose, apie kurias IT skyrius net nenutuokia.

Kodėl duomenų lokacijos nežinojimas kelia riziką?

Įsivaizduokite, kad turite brangenybes, bet nežinote, kuriuose seifuose jos saugomos, kiek tų seifų iš viso yra, kas turi raktus ir ar tie seifai apskritai užrakinti. Absurdiška situacija fiziniame pasaulyje, tačiau dažna realybė duomenų srityje.

Štai kokias rizikas sukuria duomenų lokacijos nežinojimas:

Saugumo spragos

Kai nežinote, kur saugomi jūsų duomenys, negalite užtikrinti tinkamų saugumo priemonių. Konfidencialios rinkodaros strategijos, saugomos darbuotojo asmeniniame kompiuteryje be šifravimo, gali tapti lengvu grobiu kibernetiniams nusikaltėliams. Vienas nesaugomas failas – ir visa jūsų konkurencinė strategija gali atsidurti konkurentų rankose.

Reglamentų pažeidimai

Europos Sąjungos Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) reikalauja, kad organizacijos žinotų, kur ir kaip tvarkomi asmens duomenys. Nežinomybė šioje srityje gali kainuoti iki 20 milijonų eurų baudų arba 4% metinės apyvartos. Vien 2022 metais Europoje skirta 1,6 milijardo eurų baudų už duomenų apsaugos pažeidimus.

Duomenų fragmentacija

Kai informacija išblaškyta po dešimtis skirtingų sistemų, debesijos saugyklų ir įrenginių, tampa neįmanoma užtikrinti jos vientisumą. Marketingo skyrius dirba su viena klientų duomenų versija, klientų aptarnavimas – su kita. Rezultatas – sumažėjęs efektyvumas, klientų nepasitenkinimas ir prarastos verslo galimybės.

Neregimų duomenų atradimas: pirmieji žingsniai

Prieš pradedant bet kokias duomenų apsaugos iniciatyvas, būtina suprasti esamą situaciją. Štai efektyviausi pirmieji žingsniai:

Duomenų inventorizacija

Moderniausios duomenų atradimo technologijos gali automatiškai nuskaityti jūsų tinklą, identifikuojant visus duomenų saugojimo taškus – nuo centrinių serverių iki pamirštos debesijos paskyros. Jos ne tik suranda duomenis, bet ir klasifikuoja juos pagal jautrumą, rizikos lygį ir verslo vertę.

Vienos farmacijos įmonės atvejis: inventorizacijos metu buvo atrasta 27 TB duomenų, apie kurių egzistavimą organizacija net nežinojo, įskaitant 15,000 pacientų sveikatos įrašų, saugomų neapsaugotame serveryje.

Duomenų srautų žemėlapių sudarymas

Modernaus verslo duomenys nėra statiški – jie nuolat juda. Klientų informacija keliauja iš CRM į rinkodaros automatizavimo įrankius, finansiniai duomenys sruvena tarp apskaitos sistemų ir išorinių auditorių. Duomenų srautų žemėlapiai vizualiai parodo, kaip informacija juda jūsų organizacijoje ir už jos ribų.

Technologijų įmonės pavyzdys: srautų žemėlapio sudarymas atskleidė, kad produkto vystymo dokumentai automatiškai sinchronizuojami į trečiosios šalies debesijos saugyklą kitame žemyne, pažeidžiant duomenų lokalizacijos reikalavimus.

Prieigos teisių auditas

Kas šiuo metu gali peržiūrėti jūsų įmonės finansines prognozes? Ar buvę darbuotojai vis dar turi prieigą prie klientų duomenų? Išsamus prieigos teisių auditas atskleidžia, kas, prie ko ir kokiu lygiu gali prisijungti.

Finansų sektoriaus istorija: audito metu nustatyta, kad 34% darbuotojų turėjo perteklines prieigos teises, o 17 buvusių darbuotojų vis dar galėjo pasiekti jautrius duomenis praėjus 6 mėnesiams po darbo sutarties nutraukimo.

Kompleksinis duomenų valdymas – naujos kartos sprendimas

Atradus ir suprato savo duomenų ekosistemą, būtina įdiegti efektyvias valdymo ir apsaugos priemones. Šiuolaikinės organizacijos renkasi kompleksinius sprendimus, apimančius:

Duomenų klasifikavimą ir ženklinimą

Automatizuotos sistemos gali identifikuoti jautrius duomenis – nuo kredito kortelių numerių iki asmens kodų – ir pažymėti juos specialiais žymenimis. Ši „duomenų DNR” keliauja kartu su informacija, užtikrindama, kad apsaugos priemonės būtų taikomos nepriklausomai nuo to, kur duomenys juda.

Prieigos kontrolę ir šifravimą

Pažangios duomenų apsaugos platformos užtikrina, kad tik autorizuoti asmenys galėtų pasiekti jautrius duomenis. Jos taiko kontekstinę prieigos kontrolę, atsižvelgdamos į tokius faktorius kaip vartotojo lokacija, įrenginys, paros laikas ir elgesio modeliai. Kritinės informacijos šifravimas užtikrina, kad net duomenų nutekėjimo atveju informacija išliktų nesuprantama pašaliniams.

Duomenų gyvavimo ciklo valdymą

Kiek ilgai jūsų organizacija turėtų saugoti klientų užklausas? Ar istorinės finansinės ataskaitos vis dar reikalingos? Efektyvus duomenų gyvavimo ciklo valdymas užtikrina, kad informacija būtų saugoma tik tol, kol ji reikalinga, ir saugiai sunaikinama, kai tampa perteklinė. Tai ne tik sumažina saugumo riziką, bet ir optimizuoja saugojimo išlaidas.

Kodėl kibernetinis saugumas prasideda nuo duomenų žinojimo

Negalima apsaugoti to, ko nematai. Būtent todėl moderni kibernetinis saugumas strategija visada prasideda nuo išsamaus duomenų atradimo ir inventorizacijos. Tik tiksliai žinant, kur ir kaip saugoma jautri informacija, galima sukurti efektyvius apsaugos mechanizmus.

Technologinis giganto atvejis: po išsamios duomenų inventorizacijos ir apsaugos programos įdiegimo, organizacija sumažino duomenų pažeidimų riziką 72% ir sutaupė 3,4 milijono eurų kasmet dėl sumažėjusių saugojimo kaštų. Duomenų apsauga šiuo atveju atsipirko daugybę kartų..

Ateities iššūkiai ir galimybės

Duomenų valdymo ir apsaugos srityje organizacijos susiduria su naujais iššūkiais – dirbtinio intelekto naudojimu, daugiakanalio bendravimo plitimu, hibridinėmis darbo aplinkomis. Tačiau šie iššūkiai atveria ir naujas galimybes:

• Automatizuotas duomenų atradimas ir klasifikavimas pasitelkiant mašininį mokymąsi
• Nuolatinė duomenų srautų stebėsena ir anomalijų aptikimas realiu laiku
• Integruoti sprendimai, apjungiantys duomenų valdymą, saugumą ir atitiktį reglamentams

Organizacijos, proaktyviai valdančios savo duomenų ekosistemą, ne tik sumažina riziką, bet ir įgyja konkurencinį pranašumą – jos gali greičiau priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, užtikrinti aukštesnį klientų pasitikėjimo lygį ir efektyviau išnaudoti turimą informaciją verslo augimui.

Nežinojimas, kur saugomi jūsų verslo duomenys, šiuolaikiniame pasaulyje nėra tik techninis nepatogumas – tai strateginė rizika, galinti kainuoti milijonus. Laikas ne tik sužinoti, bet ir veikti. Jūsų duomenys – pernelyg vertingi, kad būtų palikti nežinomybėje.