„Tiekėjo failą sutvarkau pats, tai nieko nekainuoja.“ Taip apie kainų ir likučių atnaujinimą galvoja daug mažų el. parduotuvių savininkų. Rankinis darbas tikrai neturi sąskaitos faktūros, todėl jo kaina nepatenka į jokią ataskaitą. Bet ji yra – laiku, prarasta marža ir atšauktais užsakymais.
Automatizacija dažniausiai atsiperka tada, kai tiekėjų failams skiriate daugiau nei apie valandą per savaitę: esant 18 € valandos vertei, 59 € + PVM kainuojantis įrankis kompensuojamas jau sutaupius 3–4 valandas per mėnesį. Užsakymų skaičius čia mažiau svarbus nei tiekėjų ir prekių kiekis, nes būtent jis lemia, kiek laiko užtrunka kiekvienas atnaujinimas.
Žemiau – paprastas modelis, kuriuo galite apskaičiuoti savo atvejį.
Kiek laiko užtrunka vienas „greitas“ atnaujinimas
Tipinis rankinis procesas su keliais tiekėjais atrodo panašiai: atsisiunčiate failus, sutvarkote stulpelius ir skaičių formatus, palyginate su esamu katalogu, įkeliate į parduotuvę, ištaisote importo klaidas ir išjungiate nebeturimas prekes.
| Veiksmas | Orientacinis laikas |
|---|---|
| Failų atsisiuntimas iš 3 tiekėjų | ~15 min. |
| Formato tvarkymas (kableliai, koduotė, PVM) | ~40 min. |
| Palyginimas su katalogu | ~30 min. |
| Įkėlimas ir klaidų taisymas | ~35 min. |
| Likučių patikra | ~20 min. |
| Iš viso | ~2 val. 20 min. |
Du kartus per savaitę tai sudaro apie 20 valandų per mėnesį. Šiuos skaičius Unified Suppliers komanda naudoja kaip iliustracinį modelį savo skaičiavimuose, o ne kaip išmatuotą vidurkį – jūsų atvejis gali skirtis. Geriausias būdas sužinoti tikrą skaičių – kitą atnaujinimą atlikti su įjungtu laikmačiu.
Nematomos eilutės: kas nutinka tarp atnaujinimų
Jei katalogą atnaujinate du kartus per savaitę, tarp atnaujinimų vidutiniškai praeina apie 84 valandas. Per tą laiką parduotuvė rodo duomenis, kurie gali būti trijų dienų senumo. Iš to kyla trys nuostolio rūšys:
- perpardavimai – pirkėjas užsako prekę, kurios tiekėjas jau neturi; prarandate maržą, laiką aptarnaujant klientą ir dažnai negrąžinamą mokėjimo operacijos mokestį;
- pasenusios kainos – tiekėjas pabrangino, o jūs parduodate senąja kaina su mažesne marža;
- praleisti pardavimai – tiekėjas papildė likutį, bet jūsų parduotuvėje prekė dar rodoma kaip neturima.
Ketvirta eilutė – naujos prekės. Tiekėjai nuolat plečia asortimentą, o vienos prekės sukūrimas rankomis (pavadinimas, aprašymas, nuotraukos, kategorija) užtrunka kelias minutes. Daugelis parduotuvių šių prekių tiesiog nesukuria, todėl jų asortimentas sustoja, nors tiekėjo – auga.
Penkios formulės savo skaičiavimui
- Laikas: valandos per savaitę × 4,33 × jūsų valandos vertė.
- Perpardavimai: užsakymai per mėn. × perpardavimų dalis × (marža + mokėjimo mokestis + 0,25 val. × valandos vertė).
- Pasenusios kainos: užsakymai per mėn. × paveiktų užsakymų dalis × vidutinis krepšelis × vidutinis kainos pokytis.
- Praleisti pardavimai: užsakymai per mėn. × praleistų dalis × marža.
- Naujos prekės: naujos prekės per mėn. × minutės vienai prekei ÷ 60 × valandos vertė.
Perpardavimų dalį lengviausia pasimatuoti peržiūrėjus paskutinių 30 dienų atšauktus užsakymus ir suskaičiavus, kiek jų atšaukta dėl tiekėjo likučio. Kainų pokytį parodys du paskutiniai tiekėjo failai, palyginti tarpusavyje.
Lūžio taškas
Svarbiausia išvada iš tokio skaičiavimo: mažesnėje parduotuvėje automatika pirmiausia perka laiką, o ne mažina klaidas. Klaidų eilutės ima dominuoti tik augant užsakymų srautui.
| Situacija | Ar verta automatizuoti |
|---|---|
| 1 tiekėjas, tvarkingas failas, importas trunka 10 min. | dažniausiai dar ne |
| 2–3 tiekėjai, failus tvarkote kelias valandas per savaitę | taip, atsiperka laiku |
| Prekiaujate ir parduotuvėje, ir prekyvietėje | taip, vienas katalogas keliems kanalams |
| Tiekėjo aprašymai užsienio kalba | taip, vertimai rankomis neproporcingai brangūs |
| Unikalios ar vienetinės prekės be tiekėjo failo | ne |
Kauno studijos MB „Digitasodas“ kuriama platforma unified-suppliers.com šią ribą daro žemą: pradinis Lite planas kainuoja 59 € + PVM per mėnesį, apima vieną tiekėją, iki 10 000 prekių ir vieną pardavimo kanalą, o kainos ir likučiai atnaujinami 6 kartus per parą. Vien toks dažnis pasenusių duomenų langą sutrumpina nuo maždaug 84 iki 4 valandų. Plus plane už 119 € atnaujinimų dvigubai daugiau, o Max plane už 219 € duomenys atsinaujina kas valandą. Sutarties nėra, todėl galima išbandyti mėnesį ir palyginti su rankinio darbo laiku.
Pavyzdys: trijų tiekėjų parduotuvė
Iliustracinis modelis: parduotuvė su 3 tiekėjais, 8 000 prekių, 200 užsakymų per mėnesį, 65 € vidutiniu krepšeliu ir 25 % marža. Pritaikius konservatyvias prielaidas, rankinio katalogo palaikymo kaštai siekia apie 627 € per mėnesį, o kartu su naujų prekių kūrimu – apie 852 €. Įdomiausia, kad apie 69 % šios sumos sudaro ne klaidos, o savininko laikas.
Tokiai parduotuvei automatizacija kainuotų apie 158 € + PVM per mėnesį (Plus planas ir papildomas tiekėjas už 39 €). Jūsų skaičiai bus kitokie, bet proporcija dažnai panaši: kuo daugiau tiekėjų ir prekių, tuo didesnę dalį sudaro laikas, o ne užsakymų skaičius.
Kada rankinis procesas vis dar prasmingas
Automatizacija nėra būtina visiems. Rankinis darbas pateisinamas, jei tiekėjų failams skiriate mažiau nei valandą per savaitę, turite vieną tiekėją su stabiliu failu, prekių kainos beveik nesikeičia arba parduodate savos gamybos ar vienetinius daiktus.
Tačiau verta prie šio klausimo grįžti kiekvieną kartą, kai prisijungia naujas tiekėjas, atsiranda naujas pardavimo kanalas ar artėja sezonas. Rankinio proceso kaina auga kartu su parduotuve: kuo geriau sekasi, tuo daugiau valandų jis pareikalauja.