Įsivaizduokite restoraną, kuriame šefas bando pagaminti gurmaniškus patiekalus be receptų knygos, su peiliais, kurie nuolat atšimpa, ir be galimybės žinoti, kokių produktų yra sandėlyje. Absurdiška? Tikrai taip. Tačiau lygiai taip pat absurdiškai atrodo šiuolaikinis verslas, bandantis konkuruoti be tinkamų įrankių informacijai valdyti. Vienas esminių tokių įrankių – šiuolaikinė turinio valdymo sistema, kuri padeda verslui susitvarkyti su nuolat augančiu informacijos srautu.

Verslo realijos: chaosas arba tvarka?

Tiesą sakant, daugelis Lietuvos įmonių vis dar primena tą chaotišką virtuvę. Vienas dokumentas įstrigęs kažkieno el. pašto dėžutėje, kitas – „debesyje”, trečias – ant kažkieno darbalaukio, o ketvirtas – popierinėje versijoje. Kai reikia skubiai rasti informaciją, prasideda tikra detektyvinė istorija su paieškos operacija per įvairias vietas, skirtingas sistemas ir kartais net fizinių dokumentų krūvas.

„Noriu paprastos darbo dienos be problemų”, – toks daugelio darbuotojų noras lieka tik svajonė, kai kasdien tenka gaišti laiką ieškant dokumentų, dubliuojant darbą ar taisangt klaidas, kurios atsiranda dėl informacijos nesuderinamumo.

Realybė tokia, kad vidutinis darbuotojas praleidžia beveik pilną darbo dieną per savaitę (apie 7 valandas) vien tik tvarkydamas informaciją: ieškodamas dokumentų, atnaujindamas juos keliose vietose, tikrindamas, ar naudoja naujausią versiją. Tai kainuoja įmonėms ne tik pinigus, bet ir darbuotojų kantrybę.

Nuo „kaip nors” iki „kaip reikia”

Įdomu tai, kad daugelis verslų nė nesusimąsto, jog galima dirbti kitaip. Įsivaizduokite, kad jūsų įmonė yra kaip ledkalnis – matoma dalis (produktai, paslaugos, rinkodara) yra tik maža dalis to, kas iš tikrųjų vyksta. Po vandeniu slypi didžiulė masė vidinių procesų, dokumentų ir informacijos, kuri nulemia, ar tas ledkalnis plauks pirmyn, ar suksis ratu.

Daugelis įmonių labai daug investuoja į matomą dalį – gražią svetainę, reklamą, produktų išvaizdą. Bet jei informacijos valdymas po vandeniu yra chaotiškas, ta graži išorė anksčiau ar vėliau pradės byrėti.

Įsivaizduokite situaciją: jūsų įmonė pristato naują produktą. Rinkodaros skyrius sukūrė puikius aprašymus svetainei, pardavimų komanda turi savo medžiagą klientams, o klientų aptarnavimo specialistai – savo instrukciją. Tada produktas šiek tiek pasikeičia… Ir prasideda košmaras. Reikia atnaujinti informaciją mažiausiai trijose skirtingose vietose, o dažnai – dar daugiau. Neišvengiamai kažkur liks sena informacija, o tai reiškia klientų klausimus, nepasitenkinimą ir papildomą darbą.

Technologijos kaip žmogiškų problemų sprendimas

Klausimas ne apie technologijas, o apie žmones. Turbūt pažįstate bent vieną kolegą, kuris yra „informacijos sergėtojas” – žmogus, kuris žino viską. Kur rasti tam tikrą dokumentą, kas priėmė tam tikrą sprendimą prieš penkerius metus, kokia yra tam tikro produkto tikslesnė specifikacija. Problema ta, kad kai šis žmogus išeina atostogų (arba dar blogiau – į kitą įmonę), prasideda chaosas.

Šiuolaikinė turinio valdymo sistema iš esmės sprendžia žmonių problemas. Ji ne tik padeda organizuoti informaciją, bet ir užtikrina, kad ji būtų prieinama visiems, kam jos reikia, būtent tada, kai reikia. Tai kaip perėjimas nuo virtuvės, kur šefas viską laiko galvoje, prie gerai organizuotos sistemos, kur kiekvienas virėjas gali rasti reikiamus ingredientus ir receptus.

Realios istorijos iš verslo fronto

Neseniai teko kalbėtis su vieno didžiausių Lietuvos elektroninės prekybos verslų vadovu. Paklaustas, koks buvo sunkiausias momentas jo verslo istorijoje, jis nė nemirktelėjęs atsakė: „Kai supratome, kad nebeturime jokio supratimo, kokia informacija apie mūsų produktus yra teisinga, o kokia – pasenusi.”

Istorija paprasta: verslas augo, produktų daugėjo, informacija kaupėsi skirtingose vietose. Galiausiai atėjo momentas, kai net patys darbuotojai nebežinojo, kuri produkto specifikacija yra teisinga – ta, kuri svetainėje, ta, kuri vidiniame kataloge, ar ta, kuri brošiūroje. Klientai pradėjo skambinti dėl neatitikimų, darbuotojai nebeturėjo atsakymų, o vadovybė suprato, kad problema yra fundamentali.

Kitas pavyzdys – vidurinės mokyklos direktorė, kuri pripažino, kad mokytojai praleidžia daugiau laiko ieškodami ir ruošdami dokumentus nei bendraudami su mokiniais. „Mes esame mokytojai, ne raštininkai, bet daugiau laiko praleidžiame tvarkydami popierius nei mokydami,” – skundėsi ji.

Verslo mąstymo evoliucija

Įdomu stebėti, kaip keičiasi verslo požiūris į informaciją. Dar prieš dešimtmetį daugelis įmonių į informacijos valdymą žiūrėjo kaip į techninį reikalą – kažką, kas priklauso IT skyriui. Šiandien vis daugiau vadovų supranta, kad tai yra strateginis klausimas, kuris tiesiogiai veikia verslo rezultatus.

Prisimenu pokalbį su vienos gamybos įmonės finansų direktoriumi, kuris, paklaustas apie investicijas į informacijos valdymo sistemas, atsakė: „Anksčiau galvojau, kad tai išlaidos. Dabar suprantu, kad tai investicija su didžiausia grąža iš visų, kurias esame padarę.”

Šis mąstymo pokytis yra esminis. Kai įmonės pradeda vertinti informaciją kaip strateginį turtą, o ne kaip administracinę naštą, jos pradeda ieškoti būdų, kaip tą turtą efektyviai valdyti. Ir čia prasideda tikroji transformacija.

Žmonių faktorius technologijų pasaulyje

Dažnai pamirštame, kad bet kokios technologijos sėkmė priklauso nuo žmonių, kurie jas naudoja. Galima įdiegti pačią moderniausią turinio valdymo sistemą pasaulyje, bet jei darbuotojai jos nenaudos arba naudos netinkamai, nauda bus minimali.

Vienas didžiausių iššūkių diegiant bet kokias naujas sistemas – įpročių keitimas. Žmonės iš prigimties priešinasi pokyčiams. Jiems patogiau dirbti taip, kaip jie įpratę, net jei tai nėra efektyviausia.

Štai kodėl turinio valdymo sistema turi būti ne tik funkcionali, bet ir intuityvi, paprasta naudoti. Ji turi taupyti darbuotojų laiką, o ne reikalauti papildomų pastangų. Kai sistema padeda žmonėms dirbti greičiau ir efektyviau, jie natūraliai pradeda ja naudotis.

Mažų žingsnių strategija

Viena didžiausių klaidų, kurią daro įmonės, bandančios pagerinti savo informacijos valdymą, – siekis vienu metu pakeisti viską. Tai beveik garantuotai veda į nesėkmę.

Sėkminga transformacija paprastai prasideda nuo mažų, bet reikšmingų žingsnių. Pavyzdžiui, pradėti galima nuo vienos srities – produktų informacijos, rinkodaros medžiagos ar vidinių dokumentų. Kai darbuotojai pamato realią naudą vienoje srityje, jie tampa atviresni pokyčiams kitose.

Kitas sėkmės faktorius – aiškus lyderystės palaikymas. Kai darbuotojai mato, kad vadovai ne tik kalba apie pokyčius, bet ir patys jais vadovaujasi, tai stipriai motyvuoja visą organizaciją.

Ekonominė realybė: skaičiai, kurie verčia susimąstyti

Kalbant apie verslo sprendimus, galiausiai viskas atsiremia į skaičius. Ir šiuo atveju skaičiai yra iškalbingi.

Analizė rodo, kad vidutinė 50 darbuotojų įmonė kasmet praranda apie 420 000 eurų vien dėl neefektyvaus informacijos valdymo. Šie nuostoliai susidaro iš:

• Sugaišto laiko ieškant informacijos
• Dubliuoto darbo, kai ta pati užduotis atliekama kelis kartus
• Klaidų, kurios atsiranda dėl pasenusios ar nesuderintos informacijos
• Prarastų galimybių, kai nespėjama reaguoti į rinkos pokyčius

Įdomu tai, kad daugelis įmonių vadovų net nesuvokia šių nuostolių masto, nes jie nėra matomi įprastose finansinėse ataskaitose.

Žmogiška išvada be marketinginių frazių

Taigi, ką visa tai reiškia paprastam verslui? Ogi tai, kad šiuolaikiniame pasaulyje nebegalima sau leisti neturėti efektyvios turinio valdymo strategijos. Tai nėra prabangos prekė ar „būtų gerai turėti” dalykas. Tai yra būtinybė norint išlikti konkurencingam.

Tačiau svarbu suprasti, kad turinio valdymo sistema – tai ne tik technologija. Tai visų pirma nauja darbo kultūra, naujas požiūris į informaciją ir jos vertę. Ir kaip kiekvienas kultūrinis pokytis, jis reikalauja laiko, kantrybės ir nuoseklaus darbo.

Galiausiai, tikslas nėra turėti naujausią, blizgiausią technologiją. Tikslas yra sukurti darbo aplinką, kurioje žmonės gali dirbti produktyviai, kūrybiškai ir be bereikalingo streso. Nes būtent žmonės, o ne technologijos, kuria vertę. Technologijos tiesiog padeda jiems tai daryti geriau.